e-Mutabakat Nedir? Nasıl Yapılır?

Norma Norma | 23.05.2022

Dijitalleşmenin dünya genelinde hızla artmasıyla birlikle internet, yaşamımızın her alanına entegre olmuş durumda. Yaşamın işleyişinde taleplerimizin karşılanmasını kolaylaştıran bu tür dijital dönüşümler, her geçen gün büyümeye devam ediyor. Bu entegrasyon özellikle geçtiğimiz yıllarda vergilendirme ve firmaların ticari faaliyetleri kısmında da gerçekleşti.

e-Mutabakat, şirketler ve müşterileri arasında kesilen faturaların dijital platformlara taşınarak gerek muhasebe gerekse müşterilerin iş yükünü hafifletmeye yarar. e-Mutabakat sayesinde firmalar borç ve alacak hesaplarını elektronik ortam aracılığıyla gerekli yerlere iletir. Dakikalarca hatta kimi zaman saatlerce sürebilen belgelendirme işlemleri, e-Mutabakat sayesinde birkaç saniye içinde halledilebilir.

e-Mutabakat Nedir?

Uzun yıllardır kullanılan geleneksel mutabakat uygulamalarının zor, maliyetli ve vakit alan bir işlem olması sebebiyle e-Mutabakat kullanılmaya başlandı. Ticari hayatın neredeyse her koluyla elektronik ortama entegre olması ve bunun sonucunda e-Mutabakat uygulamasının kullanılmaya başlaması kurumlar için büyük bir zaman tasarrufu sağlamıştır.

e-Mutabakat’a geçmiş olan firmalar bu uygulama sayesinde müşterileri ile aralarındaki alacak – verecek işlemlerinin hızlı ve güvenli temin edilmesini sağlar. Ayrıca cari hesap mutabakatları gerçekleştirilirken rakamsal detaylara hızla ulaşılabilir.

e-Mutabakat Nasıl Yapılır?

e-Mutabakat uygulamasının ticari hayatta bilinen ve eski sistemde kullanılan adı cari mutabakattır. Bu uygulamanın nasıl yapılacağı konusunda ise genel olarak bilgi eksikliği yaşanmaktadır. 

e-Mutabakat eski adıyla cari mutabakatı yapmak oldukça basit bir iştir. Öncelikle her iki taraf da karşılıklı olarak cari mutabakat formu doldurup imzalar. Bu uygulamanın neticesinde her iki firma da ürün ve satış işlemleri konusunda detaylı bilgiye sahip olur.

e-Mutabakat’ın birçok farklı hazırlanma aracı mevcuttur. Bunlardan en sık tercih edileni ise Microsoft Excel programıdır. Bu program üzerinden detaylandırılan bilgileri firmalar birbirleri ile paylaşır. Fakat bir husus vardır ki bu geleneksel yöntemler firmalara oldukça zaman kaybı yaşatır. Bu yüzden online olarak e-Mutabakat hizmeti sağlayan uzman bir firmaya yönelmek en doğru karar olacaktır.

e-Mutabakat’ın Avantajları Nelerdir?

e-Mutabakat’a geçen firmalar birçok kolaylık ile karşı karşıya kalır. Bu uygulamaya geçtikten sonra eskiye oranla büyük farklar gözlemlenir. Peki e-Mutabakat’ın sağladığı avantajlar nelerdir? 

e-Mutabakat’ın avantajlarını şu şekilde ifade etmek mümkün:

  • Zaman ve maliyet yönünden tasarruf sağlar.
  • İşlemler dijital ortamda yapıldığı için insani hatalar minimum seviyeye indirilmiş olur.
  • Taraflar arası güven seviyesi oldukça üst noktalara taşınır.
  • Süreç, tek bir platform üzerinden yönetildiği için tarafların daha sağlıklı iletişim kurması sağlanır.
  • Firmalar kâğıt ve yazıcı yönünden büyük tasarruf elde eder.
  • Sınırsız mail ve belge gönderme hakkına sahip olunur.

Diğer yandan bilindiği üzere beyanname alış (BA) ve beyanname satış (BS) mutabakatları kanunlar tarafından zorunlu kılınmıştır. Fakat e-Mutabakat konusunda durum farklıdır. Zira bu uygulamanın kanunen herhangi bir zorunluluğu yoktur. Firmalar bu tür avantajlardan yararlanmak istediği takdirde kendi talepleri doğrultusunda e-Mutabakat’a geçebilir.

BA & BS Mutabakatı Nedir?

BA/BS formları GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından işletme kayıtlarının kontrol edildiği önemli araçlardan biridir. Vergi dairesine beyan edilen bu formlar, alışverişler sırasında alıcı ve satıcı için düzenlenen kayıt formlarıdır. E-belge kullanımının kayıt altında tutulması için geliştirilen bu formların temel amacı faturalandırılmış işlemlerin alıcı ve satıcı kayıtlarının karşılaştırılması sonucu teyit edilmesidir. 

BA formu; mal veya hizmet alımları için kullanılan form türüdür. BS formunda ise mal veya hizmet satışlarının kaydı tutulur. Bu belgeler beyanname özelliği taşımaz. Her ayın beşinde ilgili birime dijital bildirimi zorunlu olan BS/BS formlarında alıcı ve satıcıların karşılıklı işlem kayıtları inceleme altına alınır. 

Mutabakat Formu Nedir?

Ticari işletmelerin mali yönetimleri için önemli takip formlarından biri mutabakat formudur. Hesap defterlerinde yer alan kayıtların, alacak ve borç bakiyelerinin dönem sonu süreçlerinde karşılıklı teyidi için hazırlanan formlara; mutabakat formu adı verilir. 

İşletmeler arası teyit işlevine sahip bu formlarda temel amaç; iş birliği sağlanan işletmelerle, yönetilen işletme arasında işlemler namına bir teyit oluşturmaktır. Bu sayede hesapların birbiriyle olan uyumu onaylanabilir. 

Mutabakat formları kendi içinde farklı kategorilere ayrılır. Olumlu, olumsuz ve bakiyesiz mutabakat formu başlıklarında incelenen bu türlerin her biri farklı işlev ve kullanım alanlarına sahiptir. Ancak hepsinin ortak amacı işletmelerde mali uyum onayının karşılıklı olarak sağlanmasıdır. 

Olumsuz (Negatif) Mutabakat Formu

İşletmelerin müşterileriyle bakiye yönlü mutabakatını baz alan form türüne “olumsuz (negatif)” mutabakat adı verilir. Bu formlarda işletmeler müşterilerine bakiye bildiriminde bulunur. Söz konusu bakiye bildirimine ilişkin müşterinin forma cevap vermesi istenir. Eğer bildirimi yapılan bakiyeyle ilgili mutabık kalınmamışsa müşteriden hesap bakiyesi beyanı talep edilir.  

Olumlu (Pozitif) Mutabakat Formu

İşletmelerin müşterileriyle mutabık kalmak için gönderdiği formlardan biri de olumlu (pozitif) mutabakat formudur. Bu formla işletmeler, bakiye bilgilerine ilişkin uzlaşı cevabı vermeleri adına müşterilerine bildirimde bulunurlar. Müşteriler de gönderilen bildirimin kendi hesap kayıtlarıyla uyumuna göre uzlaşma/uzlaşmama geri bildirimini işletmeye iletir. 

Bakiyesiz Mutabakat Formu

Mutabakat formu türlerinin sonuncusu; bakiyesiz mutabakat formudur. Bu formda amaç bakiye miktarının müşteri tarafından gönderilmesi sonrasında işletme kayıtlarının teyididir. Yani bakiye miktarı belirtilmeyen formlar müşterilere iletilir ve müşteriler formda yer alan bakiye bölümünü kendi kayıtlarına uygun biçimde doldurarak geri gönderir. Böylece müşterinin ilettiği bakiye miktarı kontrol edilir ve kayıtlara uyumu onaylanır. 

İhtiyacınız Olan Tüm Yönetim Araçları Tek Platformda!

Norma desteği alan her işletme için artık mali takip kriterlerini yerine getirmek, e-SMM işlemlerini hızlı ve güvenilir şekilde yapmak ve ön muhasebe kaydı tutmak çok kolay! İhtiyacınız olan tüm yönetim araçlarını tek platformda bir araya getiren Norma ile yönetim faaliyetlerinizi profesyonel şekilde planlayın, enerjiniz işinize kalsın!