e-Yoklama Fişi Nedir? Nasıl Alınır?

Bihter Tunç Bihter Tunç | 21.06.2022

Şirket kurma ve sair amaçlarla yapılan yoklama işlemleri; Türk vergi sisteminin dayandığı beyan esasına ilişkin önemli aşamalardan biridir. Yoklama sonuçları yoklama fişi ile kayıt altına alınır ve aynı işleve sahip elektronik ortam evraklarına elektronik yoklama fişi adı verilir. 

Yoklama fişlerinin temel amacı yoklama yapılan iş yerinin yoklama işlemi sonuçlarını ve süreç değerlendirmelerini kayıt altına almaktır. Elektronik yoklama fişleri de aynı işleve sahip çevrim içi evrak düzenlemeleridir. E-yoklama fişi elektronik imza ile onaylanır. E-imza onayı bulunmayan yoklama fişleri benzersiz kodların bulunduğu bir form ile imzalanmaktadır. 

Vergi Dairesi Yoklama İşlemleri  

Vergi dairesi yoklama işlemleri işletmelerin kuruluş aşamalarında, yetkili memurlar tarafından yapılır. Bu yoklama işlemleri sırasında görevli memurların yoklama yetkilerini içeren fotoğraflı bir vesika beyan etmeleri gerekir. 

Yoklama işlemleri için tarih atamaları başvuru sahiplerine otomatik mesaj yoluyla bildirilir. Ancak saat ataması yapılmaz. Bazı vergi yoklamaları için herhangi bir tarih veya saat bildiriminde bulunmadan ani beyan talebinde bulunulur. Bu yoklamalar önceden mükelleflere bildirilmeden, belirli aralıklarla yapılabilir. Amaç vergi takibinde usule uygunluğun, önceden bildirilmemiş haliyle takip edilmesidir. 

Yoklama işlemi; vergiye sebep hususlar başta olmak üzere mükelleflere ilişkin tüm maddi kayıtların araştırılması, şirket hareketlerinin takibi, kuruluş işlemlerinin yapılması, beyan edilen bilgilerin kontrolü ve sair amaçlarla düzenlenebilir. Bu yoklamalar aracılığıyla toplanan bilgi ve belgeler, ilgili kanun hükümlerine göre incelenir. Yoklama esnasında elde edilen verilerin, yapılış anından önceki herhangi bir durum veya hareket için delil olarak kullanılması mümkün değildir. 

Yoklama Fişi Nedir?  

Yoklama işlemlerinin yapılmasından sonra elde edilen sonuçların yoklama fişine işlenmesi gerekir. Bu fişler yoklama sonrası, yoklama yapılan yerde ve iki örnek şeklinde düzenlenir. Düzenleme tarihi de yoklama tarihiyle belirlenir. 

Yoklama fişi düzenlendikten sonra; yoklama yapılan iş yeri veya kurumun yetkili imzası alınır. İmza yetkilisi yoklama sırasında bulunmuyorsa ya da imza atmaktan çekinirse durum fişte kayıt altına alınır. Fişin yetkili imzası kısmına kolluk kuvveti temsilcilerinden biri ya da ikamet muhtarı imza atar.  

Toplu yoklama işlemlerinde kolbaşının belge ibrazı yapması gerekir. İlk nüshalar yoklama yapılan kurum veya iş yerinin yetkili kişisine teslim edilir. Fişin düzenlenmesi sırasında yetkili kişi orada bulunmuyorsa ya da bu kişiye ulaşmak mümkün olmamışsa; kişinin ikametine belge posta yoluyla gönderilir. Fişin düzenlenen ikinci nüshası, yoklama yapan vergi dairesinde kalır. Ayrıca toplu yoklama işlemlerinde yoklama cetvellerinin kullanılarak, sonuç bildirimlerinin bu cetveller aracılığıyla toplu şekilde gösterilmesi zorunludur. 

Toplu yoklama işlemlerinde menfi sonuçlara ilişkin ihtilaf bulunması tutanak kapsamında yer alır. Yoklama işlemi sonrası düzenlenen fişle birlikte ihtilaflı olaylara ilişkin tutanak hazırlanır ve imzalanır. Yoklama benzersiz kodu veya imza içeren fişler bu işlemlerde de iki nüsha halinde düzenlenir. 

Elektronik Yoklama Sistemi Nedir?  

E-yoklama sistemi (Elektronik Yoklama Sistemi); vergi dairesi yoklamalarının ve bağlı süreçlerin çevrim içi ortamda ve elektronik belge düzenlemeleriyle yapılması için kullanılan online sistemdir. 

Elektronik Yoklama Sisteminde yoklamaya ilişkin belgeler delil niteliğine sahip dijital verilere göre düzenlenir. Bu belgeler arasında; video kaydı, resim, koordinat bilgileri, dijital belge ve e-Fatura belgeleri sayılabilir. 

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın veri tabanına aktarım sağlayan elektronik yoklama sistemi; e-yoklama fişi alma işlemleri için de kullanılır. Elektronik yoklama sistemi üzerinden tekrar e-yoklama fişi edinmek mümkündür. 

e-Yoklama Fişi Nedir? 

Son yıllarda Maliye Bakanlığı tarafından gerçekleştirilen dijitalleşme dönüşümleri; uzun yıllardır klasik usulle yapılan pek çok işlemin çevrim içi ortama aktarılmasını sağladı. Bu bağlamda yoklama uygulamaları için de yapılan aktarımlar e-yoklama, e-yoklama fişi gibi kavramları ortaya çıkardı. E-yoklama fişi, elektronik ortamda gerçekleşen yoklama işlemleri sonrasında netice beyanı için oluşturulan online evraklardır.  

E-yoklama fişlerinde bulunan bilgiler şu şekilde sıralanabilir: 

  • Mükellef bilgileri 
  • Yoklamanın türü 
  • Yoklamanın tarih ve saat bilgisi 
  • Yoklamanın yapıldığı kurum ya da şirketin adresi 
  • Mükellefiyeti bulunan kişi ya da temsilcisinin kimlik bilgileri 
  • Yoklama yetkilisinin adı- soyadı ve imzası 
  • Mükellefin veya yetkilisinin işlem sırasında imza vermemesi veya bulunmamasına yönelik açıklama kısmı 

Yoklama işlemlerinin elektronik ortamda gerçekleştiği süreçlerin sonuç bilgilendirmeleri, e-yoklama fişiyle yapılır. Tıpkı fiziki yoklama işlemlerinde olduğu gibi e-yoklama fişleri de iki nüsha halinde düzenlenir ve imzalanır. 

e-Yoklama Fişi Nasıl Alınır?  

Şahıs şirketi nasıl kurulur, yoklama süreçlerinin gerekleri nelerdir, elektronik yoklama nedir?” gibi çeşitli konular; girişimciler ve şirket sahibi olmak isteyenler için merak konusu olmaktadır. Bu sürecin bir parçası olan e-yoklama fişi de önemli evraklardan biridir.

Kuruluş veya denetim sırasında yapılan yoklamaların elektronik ortamda yapılması; e-yoklama fişi kavramını ortaya çıkarmıştır. Elektronik yoklamalar sonrası süreç ve sonuç bilgilendirmelerinin yapıldığı çevrim içi ortam evraklarına e-yoklama fişi adı verilir. Bu e-belgelere vergi dairelerinin resmî sitesi üzerinden veya GİB “e-yoklama görüntüleme” menüsünden ulaşılabilir. 

e-Yoklama İmza Formu Nedir? 

Maliye Bakanlığı tarafından yoklama işlemlerine ilişkin bir kayıt formu oluşturulmuştur. Bu form elektronik yoklama işlemlerinin taraf ve işlem bilgilerini içerir. Mükellef bilgileri, yoklamanın türü, işlemin gerçekleştiği tarih ve saat, ilgili kuruluş veya işletmenin adresi, seri numaraları ve e-yoklama fişini temsil eden benzersiz kod bu formda beyan edilir. 

Yoklama işlemlerinin yalnızca mükellefleri denetleyen işlevine, işlemlerin usule uygun yapılması işlevini de yükleyen bu form ile; sürece yoklamadan sorumlu görevliler de dahil edilmiştir. Bu sayede denetim mekanizması görevini yerine getiren vergi daireleri ile işlemden sorumlu görevliler de Maliye Bakanlığının denetimine tabi tutulur. Çift taraflı olarak kıyası yapılan e-yoklama fişi ve e-yoklama imza formu usul ve esaslara uygun yoklama süreçlerinin gerçekleşmesini sağlar. 

E-Yoklama Benzersiz Kodu Nedir? 

Elektronik ortamda yapılan yoklama işlemlerine e-yoklama, bu işlemlerin süreç ve sonuç bildirimi niteliğindeki belgeye e-yoklama fişi adı verilir. E-yoklama benzersiz kodu ise e-yoklama fişinin özel numara serisidir. Bu seriyle kodlanmış fişlerin hiçbir ortam ve surette değiştirilemeyeceği garanti edilir.  

Ayrıca e-yoklama benzersiz kodu e-imza formunda yoklama fişini temsil eder. Bu kodun bulunduğu imza formlarında fiş beyanı yapılmış sayılır ve orijinal e-yoklama fişine erişim sağlanır. E-yoklama benzersiz koduna vergi dairesi resmi internet adresi üzerinden veya GİB portalından erişilebilir. 

İşinizin Tüm Süreçlerini Norma ile Yönetin

Kendi işine sahip herkesin ücretsiz şirket kuruluşu danışmanlığından e-dönüşüm entegrasyonuna kadar birçok konuda profesyonel hizmeti bir arada bulabileceği Norma; tüm finansal ihtiyaçları tek platformdan sunar. 

Aynı zamanda limited şirket kurma maliyetinden şahıs şirketi kurma işlemlerine, vergi çeşitlerinden ön muhasebeye kadar merak edilen ve işinize yarayacak tüm içerikleri Norma Blog’da bulabilirsiniz. 

Norma’nın sağladığı kolaylıklar sayesinde kalan tüm vaktinizi işinizi geliştirmeye ayırabilir; prosedür ve bürokrasi işlemlerinin dezavantajlarını Norma ile ortadan kaldırabilirsiniz!