Tahsilat Makbuzu Nasıl Düzenlenir?

Norma Norma | 24.05.2022

Tahsilat makbuzu, ticari faaliyetlerde hem kurumlar hem de bireyler için en önemli unsurlardan biridir. İki ticari kurumun karşılıklı yaptıkları alım-satım işlemlerini belgelendirmek amacıyla kullanılan tahsilat makbuzu aynı zamanda firmaların müşterilerine sundukları ürün ya da hizmet karşılığında güven amaçlı verdikleri belge niteliği de taşır.

Tahsilat makbuzları, işletmelerin kuruluş aşamasında beliren ihtiyaçlarının başında gelir. Çünkü bir işletmenin ticari faaliyetlerinin sağlıklı ve güven çerçevesinde devam edebilmesi, tahsilat makbuzları sayesinde mümkün olur. Tahsilat makbuzları, satışı yapılan bir ürünü belgelendirmek amacıyla kullanılıyor olsa da verilen hizmet karşılığında da düzenlenmesi mümkündür. 

Tahsilat Makbuzu Nedir?

Firmalar ticari faaliyetlerini sürdürürken müşterileri ile ya da ticari ilişkilerde bulundukları kurumlarla yaptıkları alışverişlerin bir belge ile kayıt altına alınmasını ister. İki taraf arasında ödeme olup olmadığını belirtmek için kesilen makbuza tahsilat makbuzu denir. Tahsilat makbuzu her iki taraf için de ileride yaşanabilecek sorunlara karşı hukuki süreç başlatmak açısından oldukça önemlidir.

Tahsilat makbuzunun kesilmesine gerek olmayan durumlar da mevcuttur. Aşağıda verilen durumlarda tahsilat makbuzuna ihtiyaç duyulmamaktadır: 

  • Yazar kasadan resmi fiş kesildiğinde bu fiş, tahsilat makbuzu yerine geçer. Ancak fişin satış fişi olması gerekir. 
  • Karşı tarafın ödeme yaptığına dair POS cihazından satış belgesi düzenlendiğinde (slip) tahsilat makbuzuna gerek yoktur.
  • Banka üzerinden yapılan EFT ya da havale türündeki ödemelerde dekont alındığında bu dekont tahsilat makbuzu yerine geçer. 

Tahsilat Makbuzu Nerelerde Kullanılır?

Tahsilat makbuzunun temel amacı mal veya hizmet satışlarının karşılığında alınan ödemenin belgelenmesidir. Nasıl ki faturalar ticari işletmelerin mal ve hizmet satışını temsil eden resmî belgeler olarak kullanılıyorsa; tahsilat makbuzu da aynı satışlar için tahsil edilen ücretin temsili için kullanılır.  

Yalnızca fiziki mal satışları için değil, hizmet ve sair satışlar sonrası da müşterilerden ya da firmalardan alınan ödemelerin beyanı için tahsilat makbuzu kullanılır. Bu makbuzlar sayesinde müşteriler veya muhatap firmalar yaptıkları ödemeleri belgelendirebilir. Dolayısıyla işletme ve müşteri arasında paranın ödenmesine yönelik belge yollu bir güven bağı oluşur.  

Tahsilat makbuzlarının kullanımı sırasında işletmeler için dikkate alınması gereken en mühim husus; şekli kaidelere uygun makbuzlar düzenlenmesidir. Ayrıca para ödemesini yapan müşteri veya firmalar da ödemeyi yaptıkları firmadan alınan tahsilat makbuzlarının uygunluğuna dikkat etmelidir. Yaptığı satış sonrası yazar kasa fişi kullanan firmaların tahsilat makbuzu kesmesine gerek yoktur. Bu fişler aynı işlevde kullanılabilir. Aynı zamanda müşteri ve firmalar da ödeme yapılan işletmeden yazar kasa fişi almışsa; tahsilat makbuzu gibi yaptıkları ödemenin belgesi olarak fişleri kullanabilir. 

Tahsilat Makbuzunda Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Tahsilat makbuzunun doğru bir şekilde tasarlanması ve bilgilerinin eksiksiz doldurulması, her iki tarafın da lehine bir durumdur. Eksik ya da yanlış doldurulmuş bir belge ileride geçersiz sayılabilir. Bu da kurum ve müşteriler arasında “tahsilat makbuzunda olması gereken bilgiler nelerdir?” sorusunun sıkça telaffuzuna yol açar. Peki bu konuda dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Öncelikle makbuzu düzenleyenin adı, soyadı, adres ve telefon bilgileri, tarih ve yapılan ödemenin tutarı muhakkak tahsilat makbuzunun üzerinde olmalıdır. Özellikle ödeme tutarı hem rakam hem de yazı ile detaylandırılmalıdır. Ayrıca ödemeyi yapan kişinin de kişisel bilgilerinin bulunduğu bir bölüme tahsilat makbuzunda yer verilmelidir.

Tahsilat Makbuzu Nasıl Düzenlenir?

Yapılan ticari faaliyet sonucunda ileride yaşanabilecek sorunların hukuki zemine taşınabilmesi için tahsilat makbuzunun doğru düzenlenmesi oldukça önemlidir. 

Ödeme yapıldıktan sonra düzenlenen tahsilat makbuzunda öncelikle zorunlu kılınan alanların özenli bir şekilde doldurulması gerekir. Bu alanlar:

  • Makbuzu düzenleyenin adı,
  • Tahsilat makbuzunun kesildiği tarih,
  • Ödeme yapan kişinin adı,
  • Ödenen tutarın yazı ve rakam ile ne kadar olduğu,
  • Ödemenin neden yapıldığı, 
  • Ödemeyi alan kişinin adı ve imzası, makbuzda doldurulması gereken zorunlu alanlardır. 

Ayrıca ödemeyi yapan tarafın bilgilerin doğruluğunu onaylamak için tahsilat makbuzunu imzalaması gerekir. 

Zorunlu olan tüm bilgiler doldurulduktan sonra tahsilat makbuzuna firmanın kaşesi ve tahsilat yapan kurum tarafından kaşe üstü imzası atılır. Son olarak bir kopyası müşteriye verilen tahsilat makbuzunun diğer kopyasını kurum kendine alır ve tahsilat makbuzu kesme işlemi tamamlanmış olur.

Norma ile Tahsilat ve Ödemelerinizi Kolayca Takip Edin!

Yeni nesil yönetim araçlarının işletme yönetim faaliyetlerine katkısı hem vakti hem de nakdi açıdan önem taşır. Yönetim araçlarının tümünü bir araya toplayan platform desteği bu önemli konuyu avantajlı şekilde çözüme kavuşturma imkânı sağlar. 

Ön muhasebeden e-Dönüşüm faaliyetlerine, kolay hesap takibinden bankacılık işlemlerine kadar işletmenizin ihtiyaç duyduğu her işlemi Norma ile tek platformda gerçekleştirin. Böylece işletmenizin mali takip faaliyetleri için ayrı ayrı vakit ve enerji harcamak yerine hem vaktinizden hem de yönetim giderlerinden tasarruf edin!